Si tuviera que definir el año 2014 lo haría con la palabra SISTEMAS, que sorprendentemente, había sido desconocida para mí hasta entonces.

Las hamburguesas de McDonald’s te parecerán malas o buenas, pero siempre son iguales.

Y es que un buen sistema se caracteriza porque el resultado siempre es el mismo, cuando las cosas se hacen una vez de una manera y otra, diferente, es cuando los problemas aparecen, o se olvidan las cosas, el resultado no es el que esperabas…

Pero antes de explicarte cómo ha cambiado mi vida, y cómo puede hacerlo con la tuya, voy a explicarte con un ejemplo, qué es un sistema.

 
sistemas en negocios
 

LOS SISTEMAS PARA PROFESIONALES

Imagina un decorador, tiene una web con blog integrado, y el cual utiliza para publicar contenido y así, ganar visibilidad y en consecuencia, clientes.

  1. Un usuario visita su blog y le gusta su trabajo.
  2. Contacta con el decorador mediante el formulario de contacto.
  3. Automáticamente le llega un email dándole las gracias y comentándole que en breve, se pondrá en contacto con él
  4. El decorador le escribe para acordar día y hora de reunión. Para evitar mails innecesarios, el decorador utiliza una aplicación externa donde el cliente puede escoger día/hora que prefiera.
  5. El decorador le envía un portfolio con los trabajos realizados y una explicación de cuál es su proceso de trabajo
  6. El día previo de la reunión, el cliente recibe un recordatorio.
  7. Se llega a un acuerdo y el cliente recibe un contrato que ambas partes deben firmar.

Y así hasta el infinito y más allá.

 

LOS SISTEMAS PARA UNA TIENDA ONLINE

En el caso por ejemplo de una tienda online, podría empezar el sistema (por ejemplo), a partir del momento en que un cliente compra un producto,

  1. Albarán para la tienda con el resumen del pedido.
  2. Albarán para la empresa de mensajería.
  3. Albarán conforme el pedido ya está preparado y listo para expedir.

“Simplemente” es cuando A ocurre desencadena B, B desencadena C o D (depende)… y así sucesivamente.

O lo que es lo mismo, tener una estrategia y saber qué debo hacer en cada momento en el blog, redes sociales, con las herramientas… me aporta resultados, de lo contrario, habría estado probando sin éxito y me habría desanimado por el camino, seguro.

 

QUÉ VAS A CONSEGUIR

Además instaurar sistemas en negocios permite,

  • Como he comentado, saber qué tengo que hacer en todo momento y no navegar.
  • Tener más tiempo libre o para dedicarlo a otros asuntos, y/o ahorrar dinero.
  • Delegar, algo que a veces nos cuesta tanto.
  • Y tranquilidad de saber que no has olvidado ningún diente de la rueda.

Y ojo, que cuando hablo de sistema no me refiero exclusivamente a programar un post o publicación en redes, es muchísimo más.

 

CÓMO HAN CAMBIADO MI VIDA

A menudo me preguntan cómo me lo hago para viajar tanto.

  • De entrada tengo un trabajo que me permite poder seguir trabajando desde cualquier parte del mundo.
  • También porque mientras que muchos estáis de vacaciones (fines de semana o puentes por ejemplo), yo trabajo.
  • Porque sé que debo hacer en cada momento sin perder más tiempo del preciso, obteniendo los resultados que deseo.
  • Y por supuesto, porque tengo sistemas implementados para que todo funcione prácticamente solo en mi ausencia y con ella también.

Con todo esto solo quiero decirte que algo que de entrada es tan evidente como un sistema, en muchas ocasiones no se implementa mayormente, por desconocimiento.

Creo que todos estamos de acuerdo que si podemos hacer algo que nos facilite la vida, es importante ponerse manos a la obra cuanto antes.

El problema es que llevarlo a cabo, no es fácil.

De entrada vas a tener que invertir una importante cantidad de tiempo en saber que tareas puedes sistematizar y crear los “desencadenantes”(como me cuesta encontrar una traducción a anglicismo trigger).

En mi caso a parte de la inversión en tiempo, el buscar ayuda de un profesional con más expertise que yo ha sido vital, porque me ha hecho ver qué sistemas debía aplicar a cada proceso.

Sí, muchas veces es una inversión de tiempo o dinero, o ambas.

A fecha de hoy sigo implementando y me he vuelto muy fan de los sistemas, y es que siendo tan perfeccionista, adoro ahorrar tiempo y saber, que todo va a salir bien y que no me dejo nada en el tintero.

 

TU TURNO, CÓMO IMPLEMENTAR SISTEMAS EN TU NEGOCIO

Así que ahora te toca a ti ponerte a trabajar, porque voy a darte tareas para esta semana,

  1. Tómate tu tiempo, despeja la mesa, siéntate y comienza a anotar en una hoja todo aquello que te provoque dolores de cabeza o que creas, debe mejorarse.
  2. Una vez identificados los problemas, uno a uno, escribe de inicio a fin el proceso en la que ese problema está incluido, por ejemplo: los pedidos se demoran.
  3. → cliente hace pedido web → se genera albarán de preparación → … → … → entrega a cliente de pedido.

    Te sugiero escribas cada una de las etapas en un post-it individual, de esta manera podrás moverlos fácilmente si tienes que realizar algún cambio.

    NOTA Si desconoces el proceso o simplemente, no lo tienes, es importante lo crees al completo.

  4. Identifica en qué punto de la cadena existe el problema y mejóralo o busca una solución, y fórmate si es preciso.

¿Qué ocurre si no tienes sistemas en tu negocio?

  • Que tu negocio no va a poder crecer
  • O si lo hace, va a tener problemas de estructura
  • Que esos puntos en los que falten ajustes te puedan estar provocando perder dinero y/o tiempo
 

A mi me ha aportado tranquilidad y mucha seguridad en lo que hago y cómo lo hago, y eso sin duda, no tiene precio.

Y tú ¿conocías la importancia de los sistemas? ¿ya los tienes implementados en tu negocio?

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19 lectores han opinado, ¿cual es la tuya?

Comments

  1. Hola Is!
    Me parecen súper interesantes todos los post que publicas, pero desde hace tiempo quería preguntarte si volverás a hacer tutoriales? ¡Gracias!

    Un beso desde Gran Canaria!

    • No, porque desvían el tema principal de este blog que es la estrategia. Es más, es más probable que muy pronto desaparezcan los que ya hay porque hacen más bien que mal, ya que todo y los avisos que hay en ellos me siguen llegando muchísimos mails de consulta. Un abrazo Lidia!

  2. Muy cierto. En las empresas que he trabajado siempre me ha gustado crear un sistema de trabajo (pueden llamarse pautas) y sobre todo cuando comienzas a tener empleados/compañeros a tu cargo (que ahora no es mi caso) Tener un manual/guión también ayuda. Y si quieres crecer, debes buscar unas herramientas que sean escalables, aunque esto te suponga inicialmente una mayor inversión, pero te ahorrarán tiempo y dinero en el momento comiences a crecer (siempre que este sea tu objetivo).

  3. Buenos consejos, una vez puesto el sistema te facilita el trabajo, pero me hace falta probarlo con mi blog, de momento soy un desastre… muchas horas y al final del dia parece que no he hecho nada) Tengo que aumentar productividad sin perder el tiempo por el camino.
    Gracias por el post, me ha gustado.
    Un saludo.

  4. Hola Isa!!!!

    ¡Has hecho el viaje de mis sueños! Yo volvería con las botas de cowboy sí o sí.

    Tienes toda la razón en cuanto al sistematizar las tareas. Acabo de emprender y ya hecho en falta sistematizar algunos procesos. Una de mis primeras prioridades es hacerme amiga de mailmchip. Espero cogerle el truco pronto para poder implementar un cuestionario de bienvenida.

    Hay tantas cosas por aprender que poco a poco se van mejorando los asuntos.

    Me apunto el post y ahora sistematizar tareas porque como bien dices ayudan al reducir los errores y el tiempo que siempre es oro.

    ¡Miles de saludos!

  5. Los domingos por la mañana me encanta sentarme un ratito tranquilita en la cocina, con un café y tu post. Ya forma parte de “mi sistema” !
    Aunque nuestro blog no vende nada, con el tiempo hemos ido creciendo en seguidores y nos hemos dado cuenta que todo lo que explicas para negocios nos sirve muchísimo para ahorrar tiempo. Cuando nos decidimos a abrir el blog, no eramos conscientes de la cantidad de horas que debe haber detrás de cada entrada! Sobretodo, un blog como el nuestro, en el que intentamos publicar tutoriales en los que explicar paso a paso nuestro mundo handmade!
    Gracias por tu ayuda y por colarte cada domingo en nuestra cocina!

  6. Totalmente de acuerdo. Hoy en día, la eficiencia en cualquier trabajo pasa por implementar sistemas que automaticen las tareas. Esto no sólo evita perder el tiempo con tareas sin valor añadido, sino que además evitar los errores humanos! 🙂

    saludos!

  7. Excelente post Is! Me encanta estar organizada y es verdad que hay que pararse e invertir tiempo en planificarse. Mi problema surge cuando diseño algo para un cliente y este proceso se alarga en el tiempo más de lo que debería con clientes que no tienen claro lo que quieren o que tardan mucho en responder. Ya he dado con una solución alternativa, pero antes de ponerla en marcha voy a implementar el sistema que dices para que todo vaya sobre ruedas! Gracias Is!

  8. Organización! Eso es!
    Gracias por un post tan conciso Is. Aplico sistemas a mi blog ya que estoy emprendiendo con algo que no tiene nada que ver y no hay tiempo ni para respirar; utilizar sistemas y organizarse es primordial y para nuestra empresa lo será más aún a partir de ahora, que además, tendremos gente que trabaje para nosotros.
    Esta dinámica me està permitiendo poder seguir con el blog y poder seguir viajando, robandome muy poco tiempo a la semana.
    Algo de culpa de todo esto tan bueno la tienen tus posts, tus tutoriales (que apoyo que desvíen la atención aunque son magníficos) y tu ejemplo.
    Gracias por estar ahí y por compartir tantísimo con nosotros!
    Feliz semana!

  9. Me encantan tus posts!
    Aprendo tanto….. ¿Qué tipos de sistemas nos recomendarías? Tenemos una tienda online con Prestashop.
    Besos!!

  10. Como siempre aportando buenos consejos. A mi me pasó como a ti que cuando empecé a crear (Y REVISAR sobre todo) sistemas de trabajo. Me di cuenta de muchos errores que cometía que me hacían ser menos eficiente y perder mucho tiempo. Y ya cuando empecé a automatizarlos ni te cuenta.

    Me he anotado algunas ideas que das, que creo que me van a mejorar alguno de los procesos que tengo que revisar para una de mis webs.

    Yo también soy fan de los sistemas 🙂

    Pasa buen puente crack.

    P.D.: Decias que no tenias puentes que los usabas para trabajar. Ummmm muy mal, hay que cuidarse y descansar más.

    • Tengo que compensar todo el tiempo que paso fuera 😉 dejar listo un mes de trabajo por adelantado no es fácil, así que toca trabajar de sol a sol, que le vamos a hacer.

      Un abrazo!

  11. Siempre he dicho que la organización es la madre de todo! cuando me preguntan de donde saco tiempo o que como lo hago para vivir pluriempleada, blog, niño y algunos estudios que siempre hay en danza mi respuesta siempre es la misma: organización, no soy una superwoman, el secreto es organizarse… desde que el blog forma parte de mi rutina ha habido que agudizar el tema, ya no solo se trata del tiempo que hay que dedicar al blog propiamente sino también del tiempo necesario para generar contenidos… aplico los sistemas a mi manera, pero funcionan igual!

    • Totalmente cierto, organizarse es primordial para sacar el trabajo adelante y no quedarse encallada, y más si tienes un equipo de gente.

      Sí que es importante resaltar, que cuando hablo de sistemas no hablo de organización únicamente, hablo de que cuando ocurre A se genere B. Es decir, imagina que alguien en tu blog hace click sobre un enlace, automáticamente se “dispara” una serie de acontecimientos que podría ser en forma de newsletter. Estos son los sistemas a los que me refiero principalmente en el post ¡son importantísimos!

      Un abrazo

  12. Is eres una auténtica crack. Voy siguiendo todas tus pautas y voy mejorando de a poquito. Ya he dejado de sentarme en una esquina en el recreo y hacer amigos 🙂 es maravilloso leerte. Lo próximo será sistematizar. A ver qué tal se da :*
    Koral.

  13. Hola Isabel, acabo de llegar a una empresa a trabajar, pequeña pero con mucha disciplina, lo que me ha costado un poco al adaptarme. Yo de por si, soy algo descuidado sin embargo estoy aprendiendo nuevas cosas con las personas que trabajo, mi tiempo cada vez lo empleo en cosas útiles y soy más productivo y todo es por el sistema que ellos tienen, que hacen que se pierda tiempo al mìnimo.

    Excelente post.

    Gracias

  14. Muchas gracias Isa!!
    Todo lo que escribes es maravilloso. Organizacion para una buena eficiencia es fundamental!! VOy a investigar que sistemas pueden ir bien con mi pequeño negocio que esta en sus comienzos, pero que ya me da algunos quebraderos de cabeza por falta de tiempo.. hay que saber delegar y no querer abarcar y hacer una misma todo.

    Muchisimas gracias, has creado una fiel seguidora!!

    Un saludo enorme!!

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