Hace un par de años alguien me comentó que había muchas personas que no sabían escribir cartas: donde poner el destinatario, remitente y sello.

Reconozco me chocó, he crecido en una época en la que no había ordenadores y móviles, así que las cartas han formado parte de mi vida.

Ahora además a raíz del trabajo que hago, me doy cuenta que hay muchas personas que no saben cómo escribir un mail, y esto creo, no tiene excusa.

Cada día recibo cientos de mails y puedo asegurarte, la mayoría de ellos los movería directamente a la papelera aún así, siempre los contestamos TODOS.

Es por eso que tenía una necesidad imperiosa de dar unas pautas que creo son imprescindibles seguir cuando se escribe un mail, sobre todo, si quieres te contesten.

Da igual me escribas a mí, a una amiga o a una empresa con la que quieras colaborar, hay una estructura que debes seguir, y tal y como nos enseñaron a redactar en el colegio: introducción, nudo y desenlace.

Cómo escribir un mail

EL ASUNTO

Hay personas que me escriben en el asunto del mail, TODO el párrafo que debería ir en cuerpo del mail. Y no estoy de broma.

Piensa en cómo actúas tú cuando recibes un mail, seguro te fijas en el asunto: si no te llama la atención o no te interesa, lo borras, y los demás también pueden hacer lo mismo con el mail que tú estás enviando.

Escribir en el espacio del asunto el párrafo del mail, da una mala impresión tremenda de ti.

Intenta resumir en un máximo de 3-4 palabras aquello que vas a tratar en el correo y anótalo en el asunto.

PRESÉNTATE/INTRODUCCIÓN

Esto que me parece tan tan básico, la mayoría de personas lo olvidan, ¡hay que presentarse! la persona que te interesa que te conteste tiene que saber con quién está hablando.

No necesitas que sean más de 1 u 2 líneas, di cómo te llamas, qué haces, quién eres… lo suficiente para que la otra persona se sitúe.

¿QUÉ NECESITAS?/NUDO

Este también es otro de los puntos críticos de un mail, pero hay algo que es importante nadie olvide: el tiempo es oro.

Debes ponerte en la piel de la otra persona y pensar que quizás, a diario recibe decenas de mails y que si por cada uno de ellos tiene que dedicar un promedio de 10 minutos… se puede hacer complicado contestar a todos.

Por ese motivo es vital seas clara, breve y concreta en por qué le estás escribiendo y qué es lo que necesitas.

Es más, te sugiero esta parte no tenga más de 4-5 líneas.

Sé y entiendo que son muchísimas las cosas que tienes la necesidad de transmitir, pero piensa que por ejemplo en mi caso, la mayoría de los mails que recibo superan las mil palabras.

Aunque quiera dedicarles toda mi atención, llega cierto momento en que me pierdo y no solo yo, también el remitente.

Si cuando escribes el mail tienes en algún momento la sensación de qué rollo te he estoy soltando, es que sobran líneas.

DESPÍDETE/DESENLACE

A su vez, también suelo encontrarme que después de leer todo el correo de mil palabras, no me explican qué necesitan de mí o si lo dicen, no es suficientemente concreto o claro.

Y a parte de eso, al igual que al principio te comentaba que era importante saludar y presentarte, ahora también es importante despedirte y dar las gracias.

Nunca olvides que los demás no tienen obligación de dedicarte su tiempo, por lo que no está de más ser agradecido por ello.

REPÁSATELO

  • Vuélvetelo a leer las veces que haga falta
  • Fíjate en que exista una coherencia en el contenido
  • Recuerda que es importante tu mail sea claro, breve y concreto
  • Cuida las faltas ortográficas
  • Sé educada y respetuosa, no te olvides nunca del gracias y/o por favor
  • Intenta no excederte en la extensión del mismo
  • Da un margen de tiempo mínimo de 48 horas antes de volver a escribir. Hay muchas personas impacientes que escriben un viernes tarde y el lunes a las 9h vuelven a escribir reclamando su respuesta… y aunque internet ha roto muchas barreras físicas, en ocasiones se nos olvida que la gente tiene otro trabajo que atender también, y vida personal.
  • Y también es importante que te hagas un esquema previo en un papel de lo que quieres escribir y escribe un ÚNICO mail. Que también se dan casos de 2/3 mails en un día con un ay se me había olvidado… gestionarlo es una locura, piensa que tu receptor probablemente recibe más mails y la impresión que das no es buena.
  • Y si estás en mitad de una conversación con otra persona por mail, siempre SIEMPRE dale a responder, nunca escribas un nuevo mail desde 0 cuando vayas a contestar. Cuando gestionas a diario muchos mails, se hace muy difícil seguir hilos de conversación que no sabes por dónde te caen.

EJEMPLO DE CÓMO ESCRIBIR UN MAIL

Asunto: Plantilla de Mail

Introducción:

¡Hola Isabel!

Soy Raquel García y escribo en el blog cumbresborrascosas.com, encantada de saludarte.

Nudo:

Te escribo porque en el último post que publicaste incluías una plantilla de mail pero me fue imposible descargarla, ¿serías tan amable de enviármela por favor?

Desenlace:

Muchas gracias y un saludo

Raquel

 

Para ti es importante te contesten y además, lo hagan con el cariño que te mereces, por eso es muy importante que cuando escribas un mail lo hagas a conciencia y dedicándole el tiempo necesario.

Estoy segura tú también te has encontrado con mails en tu bandeja de entrada difíciles de olvidar, ¿algo que se me haya olvidado añadir?

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35 lectores han opinado, ¿cual es la tuya?

Comments

  1. Buenos Días Isabel,
    Un post muy acertado, es algo que yo también observo a diario en mi trabajo, como te envían un mail sin un saludo siquiera sino peticiones directamente, con ausencia total de Gracias o Por Favor y una ortografía de olvidar.
    Yo añadiría que cuando te envían un correo electrónico en el que te resuelven eso que has solicitado, al menos contestar con un:
    Hola,
    Correctamente recibido.
    Muchas Gracias por tu ayuda.
    Saludos

    O algo así. Porque a veces te queda la sensación de saber si llegó tu mail, lo leyeron, lo entendieron y les fue útil… Ya que se molestaron en pedirlo, que hagan lo mismo para agradecer recibirlo.

    Disfruta de Tailandia, ya nos contarás a la vuelta, cual te ha gustado más, porque yo personalmente me quedo con Bali 😉

    Saludos

    • Totalmente de acuerdo Judith, muchas personas acaban su mail con un “espero tu respuesta” pero cuando se la envías, olvidan decirte un “gracias”.

      En ocasiones ya no es que te hayan enseñado o no, sino educación y cortesía, algo que creo se está perdiendo.

      Un abrazo

  2. Es muy importante saber escribir un buen email. Muchas gracias por los consejos que nos das, siempre son de gran ayuda. Ah! Y disfruta de Tailandia, como te envidio.

  3. Es cierto Is, se agradece recibir un email claro y que no se enrolle.
    Por eso, hay un dicho que dice: haz lo que te gustaría te hicieran.
    Saludos!

  4. Menos mal, parece que mis emails no están tan malos – personales y de trabajo (tal vez una de las cosas por que me quieren mis clientes… jijiji…). Pero va muy bien revisar todos los puntos que has puesto, Isabel. Especialmente los: “ups, se me había olvidado” y responder al mismo email. Este último me pone loca muchos de mis clientes. A veces, según que tema e importancia del asunto, me paso horas de intentar averiguar todo lo que ha pasado y poner los puntos en las i’s. Es tan difícil simplemente RESPONDER?!!

    • En el trabajo es importante tener memoria, pero cuando gestionas muchos mails es muy difícil acordarse de todas las conversaciones. Si a eso le sumas que cada remitente te envía más de un mail para decirte cosas que se le han olvidado… es una locura total.

  5. Hola Is,
    Me gustan mucho tus post aunque a veces me pierdo porque me parece que faltan palabras. En este especialmente me falta algún “que” en algunas frases.
    Es una pena que se pierda el hilo porque hay que releer la frase dos veces para entender el mensaje.
    Yo también soy de la “vieja escuela” y todavía me sorprendo cuando veo cosas de las que hablas en este post ;D
    Un saludo,
    Olivia.

  6. Hola Isa!
    Qué maravilla estar en Tailandia!, y aún así poder seguir dándonos tus mejores consejos para mejorar día a día en nuestra habilidades del blog gin. Mil gracias, eres muy generosa.
    En cuanto a tu post me va a resultar muy útil, tienes mucha razón en decir que ser ordenada, concreta, educada y agradecida, deben ser las bases para dirigirnos a cualquier persona vía email.

    Un abrazo y disfruta mucho de este viaje.
    Manuela

  7. Isabel, mil gracias x tus consejos! Es cierto que a veces me encuentro con cosas difíciles de digerir en la bandeja de entrada. Eres un encanto y disfruta de tu viaje!

  8. Toda la razón te doy, increíble lo que suele llegar en los correos, para mi lo peor las faltas de ortografía, un besote.

  9. Hola.
    Es verdad, con un email bien escrito te contestan seguro, pero muchas veces he recibido un email que no sabia ni que contestar, porque no hay ni saludo, ni nombre, y ademas el cuerpo del email tan mal escrito que no sabes si te lo preguntan o te lo comentan. Y alguno en mayuscula…que horror! No soporto ver los mensajes en mayuscula ni en Facebook, piensan que si lo ponen asi se ve mejor? Para mi punto de vista esta fatal, prefiero ver emoticonos que letras enormes.
    Un saludo y gracias por los consejos, yo siempre intento hacerlo, ademas tengo una firma en todos los emails con mi nombre y mi web, para que me encuentran facil.

  10. Muchas gracias, Isabel. Tomo buena nota. La verdad es que admito que en ocasiones me excedo cuando escribo un mail, y precisamente ahora que estoy trabajando en “relanzar” mi blog, y, en consecuencia, empezar con el e-mail marketing, lo tendré muy presente!.

    • Es importante tomes en cuenta el largo total… aunque no hay una norma general porque en el caso que quieras utilizarlo específicamente para email marketing, todo dependerá de tu objetivo y tu público, tenlo presente. Email marketing no tiene nada que ver con escribir un mail a “secas”.

  11. Hola Isabel! Muchas gracias por enviarnos este post tan útil! Estoy acostumbrada a escribir mails por trabajo a personas que no conozco y a personas que sí me conocen (a estas últimas he enviado encuestas de satisfacción de talleres que he dado y la encuesta sobre el lector ideal, aconsejada en tus tutoriales). Pues bien, me encuentro con la triste realidad que la mayor parte de las personas que me conocen no responden a mi educada solicitud de rellenar un cuestionario de satisfacción o a la encuesta del lector ideal. He llegado a pensar que caigo fatal o que muy mal lo he hecho….. Suelen decirme que no les ha llegado o que les da pereza rellenarlo…

    • No sé exactamente cómo lo haces, pero ten muy presente que por ejemplo en mi caso, no soy agresiva pidiendo que otros rellenen encuestas. Piensa que es algo opcional y es la otra persona si quiere o no hacerlo, todo y que seas muy educada.

      Si yo fuera lectora tuya y me enviaras un mail, siempre y cuando estuviera suscrita a tu newsletter, lo aceptaría y lo rellenaría sin problema. El problema que por ejemplo me encuentro es que muchas personas me añaden a sus listas y luego me realizan peticiones, lo que se traduce al final en doble invasión.

      Yo lo haría de forma pública, a través del blog (también a través de newsletter claro), siempre y teniendo en cuenta que entre un 1-3% son el número de personas que lo van a rellenar. Es lo habitual, así que tranquila. Un abrazo

      • Gracias Isabel por tu respuesta. Un abrazo y hasta tu próxima newsletter! Qué bonitas y merecidas vacaciones tienes!

  12. Hola Isabel, muchísimas gracias de verdad. Aún siendo tan obvio pero considero de gran ayuda este post de hoy. Muchas veces creo que no es cuestión de falta de educación sino de no saber mínimas pautas a seguir.
    Que buena labor haces!

  13. Has dado en el clavo!
    Es algo tan básico y parece que hay gente que no lo tiene nada claro. Yo he recibido mails así (y te juro que no estoy exagerando):
    No me sale nada! Ayúdame!

    Increíble, ¿verdad?
    A veces hay gente que olvida que el que está al otro lado no lo conoce y además también es una persona de carne y huesos.
    Yo siempre digo que saludar y ser amable no está nunca de más.
    Que vaya bien tu viaje!
    Saludos!

  14. Hola Isabel! La verdad es que llevo unos meses que no sé que rumbo dar a mi vida, y necesito tu guía/consejo/opinión, para poder empezar a formarme y me pareces bastante honesta y sensata, aparte con mucha experiencia, claro!! Y es que tengo una historia demasiada larga para poder ponerla en un comentario, y me gustaría escribirte un mail, cuál es?
    Muchas gracias por tu blog y por tus sabios consejos

  15. Hola Isabel

    yo creo que cumplo muchos de los requisitos para escribir correctamente un correo excepto uno, que creo que debe ser el peor… ir al grano. No sé. Me es prácticamente imposible. Mira que lo intento, pues nada, me enrollo como una persiana. Pero vamos que no solo es escribiendo un correo, es con cualquier cosa con la que tenga que escribir o contar algo, no sé resumir, no he sabido nunca. Mira, te digo más, en EGB algunos ejercicios de matemáticas los resolvía por escrito, pero con letras, no con números, vamos que explicaba el proceso. Y los exámenes de historia los relataba como si fueran un episodio de Juego de Tronos. Y así hasta hoy. Nada, que no hay forma.
    Intentaré mejorar, eso sí.
    Buenas noches y un abrazo.

  16. ¡Mil gracias, Is!
    Siempre que escribo un mail, además de que me lleva más tiempo del que debería, me quedo con la duda de si está bien y si transmite el mensaje y el tono en el que lo quiero decir.

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