A raíz de una encuesta me di cuenta que uno de los temas que más os preocupaba, era la gestión del tiempo y cómo mejorarla.

La mayoría os quejáis de la falta de tiempo pero al final, no es otra cosa que falta de planificación y organización.

Hay dos tipos de situaciones bien diferenciadas,

  • Quienes estáis emprendiendo con vuestro negocio o queréis monetizar vuestro blog, y lo compagináis de manera simultánea con vuestro trabajo a media o jornada completa (o estudios).
  • O quienes no trabajáis por cuenta ajena, pero sois multitarea: community manager, gestión de clientes, proveedores, marketing, contabilidad…

Para ambos casos la semana tiene 7 días por 24 horas, lo que da un resultado de 168 horas semanales. Obvio, ¿verdad?

En el caso de que estés trabajando por cuenta ajena, lo habitual es trabajar 40 horas semanales, lo que nos deja 128 a la semana que debemos aprender a gestionar.

Porque tiempo tenemos, el problema es que en ocasiones nuestra lista de prioridades no está realizada de la manera más adecuada.

Dar consejos sobre gestión del tiempo es algo relativamente sencillo, el problema es que es similar a seguir una rutina de ejercicios o una dieta, la mayoría sabemos qué tenemos que hacer, el problema es tener la fuerza de voluntad suficiente para seguirlos.

 

gestión del tiempo

 

MÁRCATE UNA RUTINA

Si trabajas a jornada completa en tu proyecto, te sugiero te bloquees tiempo de tu agenda para realizar una tarea determinada.

Por ejemplo, cada día de 18 a 21h puedes dedicarlos a las tareas complementarias como podría ser la contabilidad, programar publicaciones en redes sociales, contestar comentarios… cada día haz una tarea concreta.

Si lo tuyo no es el papeleo pero sabes que es una tarea que tienes que hacer, cada mes los días 29 anótalo como tarea el organizar tus documentos y llevarlos al gestor si es que procede.

U otro ejemplo muy común, no estés a todas horas mirando tu bandeja de correo y contestando mails, bloquéate una determinada hora al día para realizar esta tarea y ya.

En mi caso concreto sin rutinas bien definidas, nunca sacaría adelante todo el trabajo que tengo a diario.

 

UNA TAREA A LA VEZ

La palabra multitarea nos encanta, pero deja de ser divertida cuando se trata de abrir varios frentes al mismo tiempo y dejarlos todos a medias.

Acordarnos de pronto de que hay algo más importante que tenemos que hacer y dejar la tarea anterior a medias, es algo que se nos da muy bien a la mayoría.

El problema es que esto puede ocasionar una desorganización total y que nos encontremos con muchas cosas a medio hacer, provocando que nos estresemos.

Así que recupero el consejo anterior: es muy importante marcarse una rutina, ¿tienes una tarea que hacer?

Bien, márcate un tiempo real en el que puede completarse, busca un día y anótalo, tu misión será finalizarlo en el plazo previsto para entonces, poder pasar al a siguiente.

 

IMPORTANTE VERSUS URGENTE

Eisenhower era un militar, y presidente de Estados Unidos, que protagonizó una de las mayores hazañas bélicas: el desembarco de Normandía.

¿Qué relación puede tener un tema militar con la gestión del tiempo? Pues que para ganar, la toma de decisiones rápida y el establecimiento de prioridades es fundamental.

 

matriz-de-eisenhower gestión del tiempo

 

Él creó la matriz que acabas de ver y que lleva su nombre, y está divida en 4 partes,

  1. En primer lugar, lo importante y urgente al mismo tiempo: tiene que hacerse hoy o como máximo mañana, ya que puede haber algún aspecto de tu vida o carrera que esté en juego. Un ejemplo sería contestar un mail que tiene un asunto que vence en 24 horas.
  2. Tareas importantes pero no urgentes que pueden programarse: como una reunión con un cliente, en el caso que sea posible.
  3. Son tareas urgentes pero no importantes que puedes delegar a otra persona y por lo tanto, no son precisas que las realices tú como podría ser el diseño o programación de tu web.
  4. El resto es todo aquello que te distrae de tu foco como surfear en internet, contestar el whatsapp… excusas que nos buscamos para no llevar a cabo las realmente importantes.

Debemos pensar como un auténtico CEO, palabra que ahora está muy de moda, y dedicar nuestro valioso tiempo a tareas que realmente sean las culpables de generar negocio.

No olvides que no todo se puede categorizar como importante porque cuando hacemos esto, al final lo que conseguimos es agobiarnos por la cantidad de tareas que tenemos que resolver casi al instante y de manera simultánea.

Tienes hasta una aplicación para el móvil que puedes descargarte y que te ayudará sin duda, a priorirzar tus tareas.

 

LA REGLA DE LOS 2 MINUTOS

Hay cierto tipo de tareas que nos requieren poco tiempo y que nos aportan un alto grado de satisfacción.

Ponerse a trabajar a las 23h cuando llevas todo el día fuera de casa no es fácil, y como puede venirnos un ataque de pereza… lo mejor es comenzar por pequeñas tareas que no nos lleven más de 2 minutos como podría ser contestar un correo electrónico.

Si empezamos por aquí y a medida que vamos avanzando, nos iremos retro animando a continuar y no abandonar en nuestro propósito. Son pequeñas recompensas.

 

USA UNA AGENDA

Mi exjefe siempre me decía que todo lo que apuntara en la agenda, es menos cosas en las que pensar.

Confieso que me costó acostumbrarme pero una vez cogí el hábito a apuntármelo todo, noté un alivio tremendo en mi cabeza, y no bromeo.

Siento menos presión y no tengo la continua sensación de que me estoy olvidando algo, sé a ciencia cierta que todo va a salir en su tiempo porque lo tengo anotado.

Cada uno tiene una preferencia por un tipo de agenda distinta, mis favoritas son con anillas, tamaño Din-A5 y semana vista, así de un solo vistazo, sé lo que tengo que hacer los próximos 7 días.

 

APRENDE A DECIR NO

Mi tiempo vale dinero, por este motivo has dejado de verme en absolutamente cualquier evento, no hago entrevistas… como digo siempre, vivo en mi burbuja.

El tiempo que no estoy trabajando en aspectos de mi negocio, se traduce por supuesto en dinero que dejo de ganar, de estar con mis amigos, viajar, descansar.

El tiempo también es dinero, la mayoría no queremos derrochar dinero pero no nos importa derrochar nuestro tiempo.

Cuando me ofrecen por ejemplo dar una clase en Madrid, estas son las preguntas que me realizo antes dar una respuesta,

  • ¿Puedo ir y volver el mismo día?
  • En caso de que no sea así, ¿Cuánto tiempo voy a estar fuera de mi lugar de trabajo? ¿Cuántas horas de trabajo pierdo?
  • ¿Las diapositivas de la clase es de algún tópico que ya tengo preparado? ¿Tengo que preparala desde 0?
  • En caso de que la respuesta sea que sí, ¿Cuánto tiempo me va a llevar?
  • ¿Qué importe voy a percibir? ¿Cuál es el valor de una hora de trabajo mía?
  • ¿Hay algún motivo por el cuál me interese sacrificar esa pérdida económica por algún otro tipo de beneficio?

Decir que no, no es fácil, pero aprendes a valorarte más y que los demás te valoren.

 

CONSEJOS FINALES PARA MEJORAR TU GESTIÓN DEL TIEMPO

  • No lo voy a negar, la fuerza tu fuerza de voluntad y el deseo real que tengas de que funcione, serán los ingredientes más importantes. Cuando no tenemos que rendir cuentas a un superior, es muy fácil decirnos mañana lo haré.
  • Evita todo tipo de distracciones durante el trabajo, TODAS. En mi caso absolutamente siempre esté donde esté, mi móvil está en silencio, me gusta poder dedicar mi atención a la tarea o persona con la que estoy en ese momento y con las mínimas distracciones.
  • Planifica tu rutina y tareas en función de los objetivos que quieras conseguir en un determinado tiempo, este aspecto es lo que realmente te dará las fuerzas suficientes para que sigas el camino.
  • Delega y programa todo lo que sea posible, tu tiempo y esfuerzos deben generar negocio.
  • Y sí, según sea tu situación personal y profesional, en ocasiones realizar tareas puede significar menos horas de sueño, menos horas de estar con la familia, amigos… pero el que algo quiere algo le cuesta.
 

Espero mis consejos te ayuden a gestionar mejor tu tiempo y aunque las horas y los días todavía no se puedan multiplicar, tu tiempo esté mejor organizado.

¿Te cuesta la gestión del tiempo? ¿Es una de tus debilidades o fortalezas?

¿LISTA PARA AUMENTAR EL TRÁFICO DE TU BLOG?

Suscríbete ahora y te explicaré 7 trucos que te ayudarán a conseguirlo ¡ebook gratuíto!

42 lectores han opinado, ¿cual es la tuya?

Comments

  1. Confieso que hay veces en las que me abruma la cantidad de tareas pendientes, muchas de ellas no importantes, y me cuesta organizarme. Como tú, he aprendido que cuando apuntas algo, dejas de darle vueltas en la cabeza. De hecho, tengo varias agendas y cuadernos donde voy anotando cosas, que me ayudan mucho.
    Una cosa que todavía no he aprendido a gestionar bien son los imprevistos. Aunque intente seguir una rutina, día sí y día no surge algún imprevisto que me desmonta los planes. ¿Cómo lidias tú con eso?

    • Soy muy organizada y por lo tanto, los imprevistos no suelen afectarme demasiado. Por ejemplo, ahora mismo tengo hechos los posts, newsletters y publicaciones en redes de los próximos 3 meses, por los que un imprevisto no va a afectar el ritmo y me puedo encargar más del día a día. No sé si responde esto a tu pregunta, espero te ayude!

      Un abrazo Ella

  2. Creo que a veces me quejo de falta de tiempo, porque quizá no soy realista con lo que soy capaz de hacer cada 24 horas y me trazo objetivos muy altos. Quiero hacerlo todo y sé que en realidad me planifico bastante bien, pero ahora intento no hacer más de 10 cosas al día, a riesgo de frustrarme por no llegar a todo.

    • Haces bien Carla, no tiene ningún sentido marcarse objetivos que corremos el riesgo de no poder cumplir por justamente eso, nos afecta demasiado durante el momento y a posteriori en futuras tareas.

      Un abrazo

  3. Un gran post Is!

    Mi problema era que me ponia muchas tareas al día por cumplir. Muchas veces las cumplía todas pero terminaba rendida…..

    Poco a poco he aprendido a delegar y a no cargarme tantas cosas al día.

    A mi también me gustan las agendas semana vista. Además tengo una pizarrita de estas blancas para rotulador donde me hago el croquis de la semana y cuadro las cosas ahí primero.

    Trabajo con cuenta ajena también, lo malo cuando hay imprevistos en mi trabajo por cuenta ajena… Todo lo que tenía planificado hacer a la m…

    También lo que me queda mas por aprender es diferencia no urgente de lo importante…. Es como si quisiera hacerlo todo ya jeje como bien dices no tenemos que ponerlo todo en urgente pero cuesta…jiji.

    Muchas gracias por el post!

    Besos!!!!

    • Tal y como dices, poco a poco aprendes a organizarte y a encontrar tus propios métodos que te ayudan a llegar a todo. Sobre lo urgente e importante ya has visto que es fácil aprender a diferenciarlo así que, a trabajar!

      Un abrazo Verónica

  4. La excusa continua, “no tengo tiempo”. Eso es así y hay que reconocerlo, yo soy la primera. La mayoría de las veces, la fuerza de voluntad es muy difícil obtenerla, realmente difícil cuando tienes un cansancio físico o mental por ejemplo. Yo me encuentro en un momento en el que no sé cómo motivarme y me cuesta mucho arrancar, o al menos, ir al ritmo que me requieren las clases por ejemplo, o las tareas de casa…

    Yo no sé vivir sin mi agenda!! Es mi memoria!! Todo lo pongo ahí. Lo que a mí me funciona es hacer listas de cosas que tienes pendientes de hacer, para ir tachándolas conforme vas haciéndolas. Causa mucha satisfacción. Aunque sea: bajar la basura, poner lavavajillas, redacción para entregar mañana, etc…

    Y la lista que mejor me va es la de las cosas que tengo que meter en la maleta cuando me voy de viaje, la hago días antes de salir. Voy súperrápido porque no tengo que ir pensando sobre la marcha lo que tengo que meter. Voy directa a donde está lo que necesito, lo tacho y nunca se me olvida nada.

    Isabel!! Te necesito en casa cada día cuando llego a última hora, para darme collejas y dejar de ser una procrastinadora profesional como es mi caso!! Jajajaja

    Un abrazo fuerte!!!!

    Pd: Te esperamos en Valencia!!! 😉

    • Las fuerzas cuando tienes cansancio mental y físico las encuentras en algo que realmente te motive, tal y como te comento. Soy muy insistente en el tema, pero yo cuando comencé tenía 2 trabajos, más 42 créditos semestrales en la universidad más sacar un blog desde 0 sin que nadie me ayudara. Pero tenía tantas ganas de que saliera bien, que sacaba las fuerzas desde donde no las tenía. Así que ya sabes, a buscar una motivación bien grande.

      Un abrazo Rocío

  5. Que fuerteee ultimamente estaba como loca buscando soluciones para planificarme bien! Y pasaba más tiempo planificano que realmente haciendo lo que tengo que hacer. Un post de mucha utilidad!!!!!! Gracias como siempre

  6. Hola!!

    Me has descrito perfectamente, soy un desastre para organizarme, siempre espero al ultimo momento para hacer las cosas. Se ve que bajo presión trabajo mejor.
    Me disperso con un mosca.
    Siempre llevo cincuenta cosas a la vez y sin terminar nada.
    Llevo una temporada que estoy intentando ponerme orden. Pero me esta costando horrores.
    Leer tu blog me esta ayudando a tomar decisiones.
    Gracias por tu trabajo.
    Saludos.
    Marga

    • Trabajar bajo presión no funciona Marga, créeme. Funciona para conseguir cosas pequeñas, pero no objetivos a largo plazo y que realmente sean determinantes. Intenta planificarte a 3-6 meses vista y marcarte un calendario, te puedo asegurar que notarás una gran diferencia.

      Ánimos Marga!

  7. Gracias Isabel, es un post interesante. De estas cosas siempre se puede aprender, no cabe duda, aunque yo como mami de dos niños te aseguro que ya tengo un máster jajajaj.
    De todo lo que cuentas lo que más me ha gustado (y sorprendido, porque pensé que yo era una friki por hacerlo así) ha sido la tabla de doble entrada con lo urgente e importante. Yo también la aplico.

    Y a veces incluso me supero a mí misma y clasifico según importancia y tiempo necesario… En fin, ya te digo, una friki del tiempo.

    Saludos

    • Soy tremendamente organizada, a veces incluso demasiado, pero cuando tienes muchas tareas y tienes que optimizar tu tiempo o lo haces bien, o no llegas. Así que ya ves que no estás sola 😉

      Un beso Diana

  8. Hola Isa,

    gracias por este post. La gestión del tiempo es una de mis mayores debilidades, total y absolutamente. Trabajo a jornada completa, llego a casa a veces muy cansada, y empiezo a demorar, a entretenerme con cualquier cosa, y si me pongo en mi taller pierdo un tiempo infinito en Internet con cosas improductivas, claro que necesito mirar cosas, materiales, inspiraciones, vale, pero el tiempo que pierdo es con muchas otras cosas. Luego me martirizo yo sola porque no cumplo mis objetivos y no tiro para adelante mi proyectos. Me duelen las orejillas del tirón que me has obligado a darme, pero creo que lo merecía. Si escribes más sobre el tema te lo agradeceré. Un abrazo, feliz domingo y muchas, muchas gracias por tu tiempo!

    • No dudes que lo haré Lourdes, veo que es un tema que os preocupa mucho, así que haré lo posible para transmitiros mis consejos por si os pueden ayudar. Sobre lo que comentas, entiendo que tienes que mirar cosas pero no puedes perder más tiempo del necesario. Un consejo, en vez de bucear por internet cada día, hazlo únicamente un día la semana y el resto, dedícate a tu proyecto, así podrás compaginar ambas cosas y seguir avanzando.

      Un abrazo Lourdes

  9. Hola!! Hace tiempo que no estoy igual que antes, es decir, antes lo hacia todo sin ningún problema pero últimamente lo hago todo con mucha pereza y no se lo que me pasa. Cuando he empezado a leer tu post me he empezado a sentir como antes, me has ayudado mucho.

    Gracias is.

  10. Pues aunque yo me sé la teoría de memoria, soy y lo reconozco un verdadero desastre. Mis agendas están siempre con páginas vacías o a medio rellenar. Es uno de mis retos, creo y estoy segurísima, que si consiguiera gestionar mi tiempo, el día a día sería más llevadero.
    Lo que ahora todavía me parece un imposible de controlar, espero se convierta en uno de mis fuertes, pues necesito que se sea a si para mi tranquilidad y mi bienestar personal.
    Gracias Isabel por el Post, voy a poner en práctica tus consejos, piano, piano.

  11. Como siempre muy buen post!! Yo soy un desastre en el tema organización.. Día a día voy a prendiendo y reconozco que funciona. Yo era de los típicos que decía que nunca llegaba a todo pero en verdad perdía mucho tiempo en tonterías.

    A mi me funciona mucho apuntar las cosas pero lo hago en una mega pizarra mensual. A simple ojo veo todas las cosas pendientes del blog y se en que me tengo que centrar.

    😉

  12. Me cuesta mucho decir que no, no voy a mentir. Creo que llego a todo y a veces no es así y lucho contra marea. Termino consiguiendo las cosas, me excuso en eso y no me doy cuenta que si, las termino pero apurando hasta la ultima gota de mi reserva de energía….mi forma de ser es pensar que todo son buenas oportunidades, y hay que intentarlo. Pero luego el intentarlo es hacerlo, no dejar nada a medias. En fin. Sin mi agenda no sería persona. Y desde este mes de septiembre en el fin de semana dejo un cuarto de alguna parte del día para mí…hace años que no lo hago. Y voy haciendo todo por rutinas. Sino trabajo, estudios, hijos, blog y pedidos del blog sería imposible . Gracias por el post bonita

    • Gracias a ti Sandra, pero te animo a que aprendas a elegir y no pienses que todo es una buena oportunidad, porque realmente probablemente no lo es y sólo te aporta más trabajo.

      Un abrazo

  13. Sin duda la gestión del tiemlo es una de mis debilidades, y mira que leo sobre el tema, que me hago mil y un propósitos, cientos de listas y tengo varias agendas. Y ni así. Perfectos estos post.

    • Por lo que me explicas, te falta volcar todas esas listas a un organizador y cumplirlas. A veces no es suficiente con leer, hay que pasar a la acción y estoy segura que tú puedes Noelia.

      Un abrazo

  14. Excelente post, como siempre Isabel. Ahorita mismo estoy retomando mi blog, en el pasado nunca logré organizarme con las publicaciones, por lo que nada mejor que encontrarme con este llamado de atención a la buena organización y planificación.

  15. Un post muy interesante. ??

    Nosotros (somos 2 en el blog) tenemos bien delimitadas las tareas de cada uno, así no hay interferencias o duplicidades en el trabajo… Pero, aún así, sentimos que vamos siempre con la lengua fuera. Demasiadas tareas pendientes de hacer (e ideas nuevas que van surgiendo cada día) a sumar a las horas de oficina, labores del hogar y dormir (aunque esto último, cada vez menos ?). Qué bien nos vendrían días de 50 horas!

    Saludos!

    • Pues poneros menos objetivos a cumplir para el trimestre/semestre… es la única solución para que podáis seguir con un buen ritmo pero sin sentiros ahogados.

      Un abrazo y ánimos!

  16. Hola Is!
    Me considero una friki del GDT. Hace dos años dejé de ver la televisión (a día de hoy solo veo series que pueden interesarme por diversos motivos) y soy una tremenda enamorada del Bullet Journal para la organización. Encuentro que es una agenda flexible y que me da un amplio campo para mis intereses literarios, personales y profesionales. En cuanto al tiempo… a pesar de todo sigo de pelea a diario con el reloj. Creo que mi mayor problema es que quiero abarcar demasiado…¡Gracias por el post, lo estudiaré más despacio porque me ha parecido muy interesante!
    Abrazos

    • Gracias Izas! tal y como comentaba antes, la solución es marcarnos menos objetivos a cumplir, porque sino ocurre justamente eso, nos vemos sobre pasados y en ocasiones corremos el riesgo de agobiarnos.

      Un abrazo grande!

  17. Gracias Is, soy una persona que empieza muchos proyectos y despues se quedan en el aire…

    Intentaremos llevar a buen fin, este que tenemos entre manos…

    Abrazos…..
    Pd.- Mañana nos vemos en Sevilla!!!!

  18. LLego justo en el moneto que lo necesitaba oir, porque no sabia por donde empezar, muchos frentes abiertos , sin una vista clara por donde comenzar, así que me vino de perlas leerte! siendo las 12:05 vengo de hablar con una diseñadora web ya no le daré más vueltas, delegaré la perzonalizacion del blog, no puedo perder más tiempo.

    Gracias!

    • Esa es la actitud Silvana! además piensa que nosotras no somos diseñadoras y el resultado, nunca estará a la altura, aunque nos duela es así. Como dice el refrán “a cada maestrillo, su librillo”.

      Un abrazo enorme y buen trabajo

  19. Yo reconozco que soy un auténtico desastre con la planificación. Creo que tengo que empezar a hacerte caso porque me disperso y ese es mi mayor error.

  20. Un artículo interesantísimo, Isabel, y muy bien estructurado. En mi caso, la verdad es que siempre he sido muy organizada, pero “mi problema” es que hace casi tres años me operaron de la espalda – una intervención muy delicada, llevo una prótesis -, y ciertamente, aunque he mejorado mucho, estoy teniendo que “readaptar” mi vida laboral, ya que tengo un 45% de discapacidad. Por este motivo estoy intentando cada vez más establecerme por mi cuenta trabajando desde casa, pero no siempre – al menos por ahora – puedo seguir una rutina … lo que había hecho siempre!. No todos los días me encuentro bien, se me carga la espalda, tengo que echarme … en fin, es duro, pero persisto. Soy muy consciente de que mi caso es “un tanto particular”, pero si pudieras darme algún consejo te lo agradecería mucho. Supongo que, al fin y al cabo, todos tenemos limitaciones, no?.

    Gracias de antemano y un abrazo!.

    • Pues te diria lo mismo que a todos Rosa, márcate objetivos en función de tu tiempo. Si sabes que X horas al día tienes que descansar, cárgate con menos trabajo (en este caso tardarás más en llegar) o bien delega, desafortunadamente no hay otra. Por ejemplo, imagina que tienes que servir un pedido a un cliente (no importa si no es tu caso), si tú no puedes hacerlo el tiempo hay que cumplirlo igualmente, o delegamos o tenemos que tardar más tiempo en ofrecer ese servicio porque no lo tenemos listo o no es viable por el momento.

      Espero haberte ayudado!

  21. Genial tu post. Sencillo y claro. Poco rodeo y las cosas como son: sin plan y sin esfuerzo no hay resultado.
    A mi me cuesta muchísimo organizarme. Y ahora que soy madre de dos pequeños más. El abarcar diferentes tareas siempre ha sido mi talón de Aquiles. Pero no abandono: sé que lo puedo conseguir y seguir adelante con mis objetivos.
    Por ello lo aprenderé paso a paso. Me he apuntado 4 puntos de los que comentas en un post it. Ya cuelga en mi nevera.
    A partir de esta tarde pondré el móvil en silencio para empezar a aplicarme.
    ¡Muchas gracias! Este blog es genial. Hace unos meses que lo leo y admito que es de gran ayuda. ¡Felicidades!

  22. Hola Isabel,

    La planificación y organización son una parte fundamental para el éxito. Pero a veces es un caos. Últimamente tengo cada vez más clientes y me he dado cuenta de que tengo que tomarme el blog como si de otro proyecto con cliente se tratara, pero el principal problema las llamadas.

    Así que al final he decidido pasarme el tiempo de dedicación al blog a primera hora de la mañana, a las 7AM, ya que de 7-9 no recibo llamadas. Me estoy acostumbrando a trabajar siempre durante estas dos horas en el blog, web, redes sociales…

    Ya que veía que el trabajo se me acumulaba, y cuánto más larga es la lista menos motivación para empezar y más excusas para procastinar.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *