¿Te faltan horas al día? ¿Tienes listas interminables de cosas por hacer del blog, redes sociales, estrategia… pero no sabes por dónde comenzar? Y cuando acaba el día, ¿sientes que no has sido nada productiva y que no has acabado el trabajo que tenías? Lo sé, eso frustra mucho.

Pero no te preocupes porque voy a ayudarte a solucionarlo.

No puedo hacer que haya días de 48 horas, pero sí voy a mostrarte cómo me planifico el trabajo durante la semana que me permiten ser más productiva, y de esta manera poder tachar el máximo de tareas de mi lista de cosas por hacer.

A menudo recibo correos donde me preguntáis cómo me organizo la semana para sacar adelante todo el trabajo de mis blogs, y aunque utilizo varios métodos, hoy quiero centrarme en la organización semanal.

Debo confesarte que soy una persona muy organizada y metódica, saber en todo momento qué debo hacer me aporta mucha tranquilidad y además todo fluye más fácilmente.

Las pocas veces que no lo he hecho me doy cuenta que navego, voy saltando de una cosa a otra, con el móvil en la mano, pierdo el tiempo en internet… en resumen, que me paso el día pegada al ordenador pero perdiendo el tiempo en cosas que no me dejan avanzar en mi negocio y que por supuesto, no me aportan ingresos.

Así que en vez de agobiarme o estresarme porque no llego a todo lo que debería o arrepentirme por haber tomado la decisión de trabajar por mi cuenta, cuando yo lo que quería era más tiempo libre y poder gestionármelo como quisiera, me di cuenta que la mejor solución era organizarme la semana.

Yo soy un poco vintage y todavía utilizo agendas de papel como esta de Riffle que me encanta y que me compré en Nueva York hace poco, pero además tengo mi arma secreta: una herramienta llamada Trello.

 

 

Me encantan las agendas clásicas pero reconozco que son limitadas, así que solo las utilizo para tareas muy concretas. En cambio Trello es muy versátil ya que me permite poder anotar tareas, desglosarlas, adjuntar archivos, marcar fechas de ejecución, asignar a colaboradores, tiene aplicación móvil y puedo utilizarla desde cualquier parte… es por eso por lo que se ha convertido en la herramienta perfecta de planificación.

Pero no te preocupes porque si nunca antes has utilizado Trello, puedo asegurarte que después de ver este vídeo se va a convertir en tu mejor aliado.

Antes de empezar quiero compartir contigo algunas premisas básicas que me ayudan muchísimo.

  • Lo primero que hago es organizarme la semana los viernes, de esta manera el lunes ya puedo empezar a trabajar y sé qué tengo que hacer. Si no lo hago así, ya pierdo parte del lunes dando palos al aire y haciendo listas.

Así que lo último que hago los viernes, es coger las listas que he ido creando a lo largo de la semana con cosas a hacer y las paso a Trello.

  • En segundo lugar priorizo las tareas por hacer, es decir, hay tareas que pueden esperar al viernes y otras que debería acabarlas el lunes. Para diferenciarlas utilizo la opción de colores que ofrece Trello y marco en rojo aquellas que son más urgentes.

Hace un tiempo escribí un post sobre la gestión del tiempo y cómo diferenciar las tareas importantes de las urgentes, te sugiero le eches un ojo porque puede ayudarte a priorizar.

  • Otra cosa que tengo en cuenta a la hora de planificar la semana es la energía y creatividad. Soy una persona de mañanas y de 8h a 14h son las horas en las que más trabajo puedo sacar.

Las tardes suelo dejarlas para editar vídeos, fotos, planificar las redes sociales… tareas más livianas que no me suponen tanto esfuerzo mental.

  • Una decisión que tomé hace tiempo es contestar el correo solo una vez a la semana, o máximo dos. Estar pendiente a todas horas del correo me hacía perder mucho tiempo, así que solo contesto en un corto plazo de tiempo aquel correo que es urgente o que se puede traducir en más ingresos.

Y ahora sí, vamos a trasladar todo lo que te he explicado a Trello.

 

 

Accede a la web de Trello, ahí verás que esta herramienta tiene diferentes planes de precio, pero para lo que queremos hacer con el gratuito tenemos más que suficiente.

El plan gratuito te deja añadir un Power Up, crear tableros, listas, adjuntar archivos de hasta 10 megas… con este plan es más que suficiente.

El siguiente paso es registrarse, introduce tus datos y listos.

 

 

Este que ves aquí es mi escritorio de Trello, si es la primera vez que accedes encontrarás tu escritorio vacío. Con el paso del tiempo he ido creando los tableros que necesitaba, tú también puedes crear todos los que necesites.

Un tablero equivale a un proyecto, como ves, tengo uno de creación de cursos, el de La 5th con Bleecker St., Mamá, quiero ser blogger, otros proyectos, productos digitales…

Trello tiene tres componentes principales: los tableros, las listas y las tarjetas.

 

 

Lo primero que voy a hacer es acceder a mi tablero de La 5th con Bleecker St.

Puedes tener tantas listas como quieras. Yo lo que hago es añadir en la primera lista las cosas que tengo por hacer y debajo, añado todos los post del blog, los vídeos, las fotos que van a Instagram… y a partir de aquí, lo que hago es dedicar un día en exclusiva a una tarea.

Por ejemplo, los lunes podría ser el día dedicado a la planificación de la estrategia, los martes el día de la creación de posts del blog, los miércoles edición de vídeos para YouTube, los jueves para las publicaciones de Instagram y así de manera sucesiva.

Los posts del blog tienen asignado el color verde, los vídeos la etiqueta amarilla y la etiqueta azul para Instagram.

¿Y cómo se crean? Es muy sencillo, haces click sobre “añadir una tarjeta”, escribes el título y añadir tarjeta.

¿Y cómo se añaden fotografías, archivos y demás? Tan solo debes de hacer click sobre la propia tarjeta.

 

 

Una vez dentro,

  • Puedes añadirle descripción o comentarios.
  • Miembros del equipo que vayan a colaborar.
  • Etiquetas de colores, de esa manera cada tarea tendrá un color diferenciado.
  • Añadir checklist.
  • Fijar un vencimiento.
  • Adjuntar archivos…

Para comenzar y como te he comentado antes, lo primero es añadirle un titulo a la tarjeta, y ahí mismo verás indicado también a qué lista pertenece la tarjeta.

Le asigno el color verde ya que esta tarjeta es un post del blog, de esta manera puedo diferenciarlo bien.

La fecha de vencimiento indica la fecha en la que este post tiene que publicarse en el blog. Para añadir la fecha simplemente tienes que hacer click sobre vencimiento, seleccionar la fecha en la que se tiene que publicar, la hora y guardar.

También suelo adjuntar las imágenes que tendré que añadir en el post, puedes subir todas las que quieras. Para añadirlas simplemente vienes a “adjunto”, seleccionas el destino y subes la imagen. Una vez la hayas subido puedes asignar cualquiera de tus fotografías como portada de la tarjeta.

Puedes crear checklist, algo que me encanta hacer. Para crear una haz click sobre “checklist”, le das un nombre y click sobre añadir. En la parte inferior solo tendrías que ir añadiendo los elementos de los que se compondrá tu checklist.

Cuando tengas un elemento finalizado, lo marcas y de esa manera quedará marcado como completado. Así podrás ir viendo el progreso de tu checklist.

Si añades un elemento por error, no pasa nada, para borrarlo haz click sobre los tres puntitos que te aparecen a la derecha y click sobre eliminar.

Y si por A o por B decides eliminar por completo la tarjeta que habías creado, solo tienes que hacer click sobre “compartir y más” y click sobre eliminar. Si lo prefieres, también puedes archivar la tarjeta en vez de eliminarla.

En resumen, cada tarjeta equivale a una tarea que tengo por hacer.

 

 

El siguiente paso una vez ya tengo todas las tarjetas creadas en la columna de la izquierda de cosas por hacer, es distribuirlas a lo largo de la semana.

Yo tengo una manera particular de trabajar y suelo hacerlo por lotes es decir, dedico un día en exclusiva a hacer una tarea en concreto.

Por ejemplo el martes podría ser el día que dedicara en exclusiva a crear posts del blog, en este caso arrastraría todas las tarjetas de posts del blog a la lista del martes.

El miércoles el día que dedicara a la edición de vídeos, pues arrastro todas las tarjetas bajo la lista del miércoles… y así de manera sucesiva.

Yo he creado listas de lunes a viernes, pero si tú quieres añadir más listas con más días de la semana u otro tipo de temáticas, haces click sobre “añadir otra lista” y escribes un titulo.

Me encanta Trello porque me permite organizar muy bien el trabajo y sobre todo añadir a cada tarjeta todo lo que tengo que hacer. No solamente puedo desgranar todas las tareas, sino que también puedo añadir fotografías, poner un vencimiento, añadir colaboradores…

Además en el plan gratuito que ofrece Trello, puede añadir un Power Up, ¿y qué es eso?

Si haces click sobre “mostrar menú”, verás que te aparecen una serie de funcionalidades que puedes utilizar, aunque el plan gratuito solo te permite añadir una.

 

 

Personalmente mi preferida es el calendario, si la añado, salgo de aquí y hago click sobre el nuevo icono de calendario que me ha aparecido, verás que aparecen todas las tareas que he ido creando y a las que por supuesto les he añadido una fecha de vencimiento. De forma muy visual sé exactamente qué es lo que va a salir publicado cada día de la semana.

En resumen no solamente me permite organizarme con antelación, sino que además si le añado una fecha a cada tarjeta, desde el calendario puedo ver que saldrá publicado en mis blogs y redes sociales.

Haz click aquí y no olvides descargarte el tablero que te he mostrado en el vídeo, podrás importarlo a tu perfil de Trello y comenzarlo a utilizar de inmediato sin necesidad de empezar desde cero.
 

Si te ha gustado Trello o te gustaría que compartiera más consejos sobre cómo organizar el trabajo del blog, dímelo en comentarios y sin problemas los preparo.

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4 lectores han opinado, ¿cual es la tuya?

Comments

  1. ¡Fantástico vídeo, Is!
    Conocía Trello, pero no terminaba de ver cómo organizarme bien con él, con esa plantilla que nos has dado ya al menos tenemos un punto de partida ¡y todo genial explicado!
    Gracias por hacer vídeos como este 🙂

  2. me ha parecido un post super útil para planificar las tareas en cualquier trabajo. Conocía Trello para trabajos en equipo, pero es verdad que puede ser aplicable a trabajos individuales. Gracias!!!

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